Regulamin udzielania zamówień publicznych

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
w Miejskim Zarządzie Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu

ZAKRES REGULACJI
§ 1

Regulamin udzielania zamówień publicznych stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa w ciągu roku finansowego, ustalona z należytą starannością nie przekracza w ramach danego zamówienia wyrażonej w złotych równowartości 170 000,00 zł netto, w następujących procedurach:

1. z pominięciem dostępnych procedur;
2. uproszczonej do kwoty 70 000,00 zł netto;
3. pełnej w celu wyboru najkorzystniejszej oferty, dla zamówienia, którego wartość jest równa lub wyższa niż 70 000,00 zł netto, ale mniejsza niż 170 000,00 zł netto;
4. usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych (tryb przyspieszony).

1. Ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320);
2. Ustawie o finansach publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.);
3. UZP – należy przez to rozumieć Urząd Zamówień Publicznych;
4. MZBK - należy przez to rozumieć Miejski Zarząd Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu;
5. DZ - należy przez to rozumieć Dział Zamówień Publicznych, Remontów i Kontrolingu Miejskiego Zarządu Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu;
6. BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Miejskiego Zarządu Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu;
7. Zamówieniu - należy przez to rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;
8. Postępowaniu o udzielenie zamówienia – należy przez to rozumieć postępowanie prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem;
9. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Miejski Zarząd Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu, zwany dalej MZBK;
10. Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Zarządu Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu lub osobę uprawnioną do wykonywania tych czynności;
11. Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wyodrębniony dział, komórkę, referat lub samodzielne stanowisko pracy w Miejskim Zarządzie Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu - zgodnie z regulaminem organizacyjnym;
12. Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
13. Szacunkowej wartości zamówienia - należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością;
14. Cenie – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 168 z późn. zm.), nawet jeżeli jest płacona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą;
15. Dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację;
16. Usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, które nie są robotami budowlanymi lub dostawami;
17. Robotach budowlanych – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, określonych w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE, w załączniku I do dyrektywy 2014/25/UE oraz objętych działem 45 załącznika I do rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej "Wspólnym Słownikiem Zamówień", lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego.
18. Pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego w Miejskim Zarządzie Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu, którego zakres czynności i poziom wiedzy dotyczy istoty zamówienia;
19. Awarii – należy przez to rozumieć niespodziewane, nagłe zdarzenie powstałe w wyniku niekontrolowanego rozwoju sytuacji w czasie eksploatacji obiektów, materiałów, środków transportu, urządzeń i instalacji lub narzędzi, powodujący stan niesprawności uniemożliwiający ich funkcjonowanie lub powodujący ich niewłaściwe działanie lub całkowite unieruchomienie. Moment wystąpienia awarii nie jest możliwy do określenia z góry, przeważnie nie sposób przewidzieć również jej zasięgu.
20. Protokole postępowania - należy przez to rozumieć dokument sporządzany przez zamawiającego, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia;
21. Sprawozdaniu rocznym – należy przez to rozumieć dokument z informacją na temat udzielonych zamówień publicznych w poprzednim roku budżetowym;
22. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin udzielania zamówień publicznych w Miejskim Zarządzie Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu.

POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 3

1. Przed rozpoczęciem procedury zakupowej dokonuje się analizy potrzeb Zamawiającego, której zasadniczym celem jest zbadanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych lub w inny sposób niż przez udzielenie zamówienia.
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się w oparciu o plan rzeczowo-finansowy wydatkowania środków publicznych przez MZBK.
3. Przygotowanie zamówienia w kwestii formalno-prawnej, formalno-proceduralnej, dokumentów szacowania wartości zamówienia oraz przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy, z wyłączeniem procedur określonych w § 6, stanowi zadanie pracowników DZ lub osoby wyznaczonej przez kierownika Zamawiającego do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Za organizację i koordynacje procesów związanych z realizacją ww. zamówień odpowiada Kierownik Działu Zamówień Publicznych, Remontów i Kontrolingu.
5. Wszyscy pracownicy jednostki są zobowiązani do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu.
6. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu sprawuje Kierownik Zamawiającego.
7. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
   1. zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości postępowania, proporcjonalności wymagań;
   2. jawności postępowań;
   3. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób gospodarny, celowy, oszczędny, umożliwiający terminową realizację zadań, a także optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
8. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
9. Za przestrzeganie przepisów niniejszych zasad postępowania odpowiedzialni są:
   1. Kierownik Zamawiającego lub osoba działająca w jego imieniu;
   2. Główny Księgowy;
   3. Kierownicy komórek organizacyjnych;
   4. inni pracownicy w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
10. Komórka składająca wniosek o wszczęcie postępowania odpowiada za należyty opis przedmiotu zamówienia oraz gospodarność i celowość realizacji zamówienia.
11. Wniosek, o którym mowa w ust. 10 winien zawierać:
    1. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
    2. planowany termin realizacji;
    3. osobę merytorycznie odpowiedzialną za realizację zamówienia i/lub umowy;
    4. inne niezbędne informacje do prawidłowego udzielenia i realizacji zamówienia.

SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA
§ 4

1. Przed wszczęciem procedur o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w §7-8, pracownik DZ w porozumieniu z pracownikiem merytorycznym szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w celu:
   1. ustalenia czy istnieje obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp;
   2. określenia wymaganych procedur zgodnie z zapisami regulaminu.
2. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania.
3. Podstawą określenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług.
4. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszego regulaminu oraz ustawy Pzp:
   1. zaniżać wartości zamówienia;
   2. dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, chyba, że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.
5. W przypadku udzielania zamówień w częściach, wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych części.
6. Wydatki nieprzewidziane i nieuwzględnione w planie finansowym, które wynikły w trakcie trwania roku budżetowego nie podlegają sumowaniu, z wyjątkiem wydatków wcześniej uwzględnionych, a jeszcze niezrealizowanych. W takim wypadku przy realizacji zamówienia należy kierować się szacunkową wartością całego wydatku.
7. Szacowanie wartości zamówienia dokonuje się w szczególności poprzez:
   1. analizę dotychczasowych wydatków poniesionych na zamówienie tego samego rodzaju w okresie ostatnich 12 miesięcy, a jeśli podobny wydatek poniesiony został w roku poprzednim uwzględnia się dodatkowo średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem;
   2. analizę cen rynkowych w oparciu o informacje z katalogów, cenników, stron internetowych lub konsultacje telefoniczne;
   3. kosztorysy inwestorskie,
   4. przesłanie zapytania o cenę w formie elektronicznej do Wykonawców realizujących tożsame zamówienia.
8. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia mogą być m.in.:
   1. wydruki ze stron internetowych;
   2. cenniki, katalogi;
   3. notatka służbowa z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej potwierdzona podpisem osoby sporządzającej i opatrzona datą sporządzenia.
9. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie: usługi i dostawy lub usługi i usługi społeczne oraz inne szczególne usługi - główny przedmiot zamówienia określa się przez ustalenie, która z szacowanych wartości danych usług lub dostaw jest wyższa.
10. W przypadku zadania, którego rozmiary są trudne do ustalenia na etapie wstępnym, z uwagi na nagłość zdarzenia i pilność jego realizacji, szacując wartość zamówienia można odstąpić od posiadania dokumentacji, o której mowa powyżej. W tej sytuacji wymagane jest posiadanie dokumentacji składającej się ze szczegółowego opisu wymaganych prac wraz z własną wyceną uproszczoną sporządzoną po wizji lokalnej, zatwierdzoną przez właściwego inspektora nadzoru lub uprawnionego pracownika i kierownika Zamawiającego.

WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY I KRYTERIA WYBORU
§ 5

1. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjmuje kryteria wyboru.
2. Kryteria wyboru muszą być zdefiniowane tak, aby zapewnić uczciwą konkurencję i równą dostępność, zgodnie z zasadami zamówień publicznych, a wybrany wykonawca powinien dawać gwarancję poprawnej i efektywnej realizacji zamówienia.
3. Kryteriami są cena albo cena i inne kryterium odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Cena nie musi być jedynym kryterium, którym może posłużyć się Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty.
4. Decydując o zastosowaniu określonych kryteriów oceny, zamawiający kieruje się specyfiką przedmiotu zamówienia oraz potrzebą uzyskania zamówienia na najkorzystniejszych warunkach.
5. Obok ceny zamawiający może zastosować także inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności:
   1. jakość, funkcjonalność;
   2. parametry techniczne;
   3. aspekty środowiskowe, społeczne i innowacyjne;
   4. koszty eksploatacji;
   5. estetyka;
   6. doświadczenie i kwalifikacje osób skierowanych do realizacji;
   7. serwis;
   8. termin wykonania zamówienia;
   9. sposób realizacji zamówienia;
   10. okres gwarancji.
6. Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

ZAMÓWIENIA WYŁĄCZONE Z REGULAMINU
§ 6

1. Przepisów określonych w regulaminie nie stosuje się w przypadku zamówień, których przedmiot zamówienia polega na:
   1. dokonywaniu drobnych zakupów/ usług/ robót budowlanych do kwoty 4 000,00 PLN netto, realizowanych przez kierowników komórek organizacyjnych lub osoby przez nich upoważnione,
   2. zakupie usług szkoleniowych dotyczących pracowników MZBK,
   3. zakupie usług telefonicznych i internetowych,
   4. zakupie paliw płynnych do samochodów służbowych oraz sprzętów będących w użytkowaniu MZBK,
   5. ubezpieczeniu grupowym pracowników MZBK,
   6. zakupie usług notarialnych i prawnych,
   7. zakupie usługi pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD) oraz usługi wykonania corocznego audytu zgodności z Krajowymi Ramami Interoperacyjności na rzecz MZBK,
   8. zakupie usługi obejmującej pełnienie funkcji Inspektora Nadzoru z ramienia MZBK,
   9. zakupie usługi wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
   10. zakupie usług związanych z utrzymaniem i prawidłowym funkcjonowaniem systemu informatycznego MZBK,
   11. dokonywaniu zakupów odzieży roboczej, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej przysługujących pracownikom zatrudnionym w MZBK wraz z ich utylizacją,
   12. opłatach wnoszonych na rzecz innych jednostek sektora finansów publicznych, w których wysokość cen regulują odrębne przepisy,
   13. naprawie, przeglądach, serwisowaniu lub zakupie części samochodowych i materiałów eksploatacyjnych do samochodów służbowych będących w ewidencji MZBK,
   14. naprawie oraz serwisowaniu narządzi, sprzętów, urządzeń lub wyposażenia będącego w ewidencji MZBK,
   15. zakupie karmy dla zwierząt przebywających w Schronisku dla bezdomnych zwierząt,
   16. zakupie usług pogotowia dla wyłapywania, odbioru i transportu bezdomnych zwierząt do Schroniska dla bezdomnych zwierząt w Kędzierzynie-Koźlu,
   17. zakupie usługi odbioru, i wywozu odpadów pochodzących z budowy i remontów realizowanych przez pracowników MZBK oraz zapewnieniu dalszego zagospodarowania wysegregowanych frakcji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   18. zakupie usługi odbioru, i wywozu odpadów pochodzących z opróżnianych lokali mieszkalnych lub użytkowych administrowanych przez MZBK,
   19. zakupie dostaw, usług lub robót budowlanych, które mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn: technicznych o obiektywnym charakterze; związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów – jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężania parametrów zamówienia,
   20. udzieleniu zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
   21. zakupie licencji na programy komputerowe wykorzystywane w MZBK,
   22. dostawie czasopism oraz publikacji branżowych,
   23. dokonywaniu zamówień publicznych celu realizacji niezbędnych zadań, o których mowa w art. 8 i 12 Ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa,
   24. występują inne przyczyny, takie jak np. ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze, techniczne, faktyczne lub społeczne powodujące, że w danych okolicznościach zamówienie może zrealizować jeden Wykonawca,
   25. zawieraniu umów cywilnoprawnych z pracownikami Zamawiającego, jeżeli zakres prac jakie mają wykonać wykracza poza zakres obowiązków przewidzianych w zawartej umowie o pracę,
   26. wykonywaniu usług medycznych w zakresie profilaktycznych badań lekarskich (okresowych i kontrolnych) pracowników Zamawiającego i badań wstępnych dla osób przyjmowanych do pracy oraz wydawaniu orzeczeń lekarskich o braku przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku pracy oraz udziel lekarza w komisji BHP,
   27. zakupie usługi publikacji artykułów o charakterze informacyjno-promocyjnym w prasie lokalnej o zasięgu terytorialnym obejmującym powiat kędzierzyńsko-kozielski.
2. Udzielanie ww. zamówień nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów i dokumentujących sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
3. Przed udzielenia zamówienia, określonego w §6 ust. 1, pkt 1), pracownik merytoryczny w porozumieniu z pracownikiem DZ szacuje z należytą starannością jego wartość.
4. W celu udzielenia zamówienia, o którym mowa powyżej komórka organizacyjna zobowiązana jest sporządzić notatkę dot. szacowania wartości zamówienia lub dokonać stosownej adnotacji na odwrocie faktury (np. usunięcie awarii, konsultacje telefoniczne dot. ceny).
5. Notatka, o której mowa powyżej, oprócz uzasadnienia powinna zawierać elementy szacowania wartości określone w §4 ust 7-8.
6. W przypadku konieczności zawarcia umowy dla zamówień wyłączonych, merytoryczna komórka organizacyjna przygotowuje wniosek o zawarcie umowy i składa go w DZ.
7. Wniosek zawiera:
   1. uzasadnienie pominięcia procedur zgodnie z regulaminem,
   2. wskazanie Wykonawcy, z którym umowa ma zostać zawarta, w tym siedziby i danych kontaktowych,
   3. określenie kryterium wyboru Wykonawcy.
8. W przypadku uzasadnionym - dot. zadań utrzymujących ciągłość pracy zakładu, wykonywania robót specjalistycznych lub robót w zawodach ginących zapytanie ofertowe można kierować tylko do jednego Wykonawcy a podstawą do zlecenia robót jest notatka służbowa lub zlecenie robót wystawione przez kierownika komórki organizacyjnej lub osobę przez niego wyznaczoną.
9. Podstawą udokumentowania zamówienia, o którym mowa powyżej jest notatka (§6 ust 3), dokument szacowania, faktura lub rachunek oraz zlecenie, umowa lub e-mail, w których określa się przede wszystkim: przedmiot zamówienia, termin realizacji, wartość zamówienia, termin płatności, kary umowne i warunki gwarancji.

PROCEDURA UPROSZCZONA
§7

1. Procedurę uproszczoną należy stosować w przypadku zakupów towarów i usług oraz robót budowlanych o wartości większej niż 4 000,00 PLN netto, ale nie przekraczającej równowartości 70 000,00 PLN netto.
2. Udzielenie zamówienia poprzez wybór najkorzystniej oferty poprzedza rozeznanie rynku mające na celu wyłonienie Wykonawcy, spełniającego wszystkie niezbędne wymagania dla realizacji zamówienia.
3. Rozeznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie, droga elektroniczną, pisemnie poprzez zapytanie ofertowe lub poprzez zebranie ofert ze stron internetowych (minimum 3 oferty).
4. Zapytanie ofertowe zawiera:
   1. określenie Zamawiającego,
   2. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
   3. termin realizacji,
   4. wymagania wobec Wykonawców,
   5. sposób przygotowania i złożenia oferty,
   6. wykaz dokumentów, oświadczeń i informacji jakie winien przedłożyć Wykonawca,
   7. termin i miejsce składania ofert,
   8. kryteria oceny ofert,
   9. wskazanie osoby do kontaktu.
5. Zapytania ofertowe mogą być przekazywane osobiście, pocztą lub za pośrednictwem e-mail.
6. Zapytania ofertowe należy kierować do:
   1. co najmniej dwóch wykonawców przy wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości 15 000,00 PLN netto;
   2. co najmniej trzech wykonawców przy wartości zamówienia większej niż 10 000,00 PLN netto;
7. W przypadku wniesienia pytań do prowadzonego postępowania, odpowiedzi wraz z pytaniami należy przekazać wszystkim wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu.
8. Odpowiedzi na pytania opracowuje komórka merytoryczna wraz z udziałem pracownika DZ prowadzącym postępowanie.
9. Oferty Wykonawców wpływające w formie tradycyjnej (papierowej) przyjmowane są w kancelarii z uwzględnieniem daty i godziny wpływu.
10. W przypadku ofert wpływających na adres mailowy Zamawiającego - złożenie oferty jest równoznaczne z datą i godziną wpływu na serwer Zamawiającego.
11. Oferty w formie papierowej muszą zostać podpisane własnoręcznym podpisem a oferty złożone w formie elektronicznej muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, w przeciwnym wypadku oferta podlega odrzuceniu.
12. Otwarcie ofert złożonych w postępowaniu następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert.
13. Ocenie ofert podlegają wyłącznie te oferty, które w toku badania nie zostały odrzucone.
14. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
15. W przypadku zaoferowania takiej samej stawki cenowej przez dwóch lub więcej Wykonawców, Zamawiający ma możliwość negocjacji ceny lub podziału zadania.
16. Informację o zakończeniu postępowania oraz jego rezultacie przekazuje się drogą elektroniczną wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli oferty w postępowaniu.
17. Zamówienie kończy się wystawieniem pisemnego zlecenia dla Wykonawcy.
18. Realizacja zamówień udzielanych w trybie uproszczonym nie wymaga zawarcia pisemnej Umowy, chyba że jest to umotywowane specyfiką danego zamówienia.
19. W przypadku świadczenia drobnych usług lub dostaw oraz wykonania robót budowlanych do kwoty 15 000,00 zł netto, a także w przypadku zadań utrzymujących ciągłość pracy zakładu dopuszcza się złożenie zamówienia w formie elektronicznej.

PROCEDURA PEŁNA
§ 8

1. Procedurę pełną należy stosować w przypadkach zakupów towarów i usług oraz robót budowlanych o wartości równej lub większej niż 70 000,00 PLN netto i nie przekraczającej kwoty 170.000,00 PLN netto.
2. Zapytanie ofertowe należy zamieścić na stronie BIP Zamawiającego.
3. Dla zapytania ofertowego stosuje się przepisy §7 ust. 4 regulaminu oraz określa się ponadto:
   1. sposób powiadomienia o wyborze oferty,
   2. istotne postanowienia umowy.
4. W przypadku wniesienia pytań do prowadzonego postępowania, odpowiedzi wraz z pytaniami należy opublikować na stronie internetowej.
5. Odpowiedzi na pytania opracowuje komórka merytoryczna wraz z udziałem pracownika DZ prowadzącym postępowanie.
6. Oferty Wykonawców wpływające w formie tradycyjnej (papierowej) rejestrowane są w kancelarii Zamawiającego z uwzględnieniem daty i godziny wpływu.
7. W przypadku ofert wpływających na adres mailowy Zamawiającego - złożenie oferty jest równoznaczne z datą i godziną wpływu na serwer Zamawiającego.
8. Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert.
9. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie BIP informacje o:
   1. nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
   2. cenach lub kosztach zawartych w ofertach.
10. Oferty w formie papierowej muszą zostać podpisane własnoręcznym podpisem, a oferty złożone w formie elektronicznej muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, w przeciwnym wypadku oferta podlega odrzuceniu.
11. Ocenie ofert podlegają wyłącznie te oferty, które w toku badania nie zostały odrzucone.
12. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
13. W przypadku złożenia identycznych ofert, pod względem określonych w postępowaniu kryteriów ich oceny, dopuszcza się dogrywkę lub prowadzenie negocjacji, w szczególności dotyczących ceny, warunków i terminu realizacji zamówienia, w celu zawarcia umowy na najkorzystniejszych warunkach.
14. W przypadku braku złożonych ofert w ustalonym terminie dopuszcza się możliwość skierowania zapytania do co najmniej dwóch wybranych przez siebie wykonawców świadczących usługi w wymaganym zakresie i deklarujących chęć współpracy z Zamawiającym i zaprasza się ich do składania ofert.
15. Rezultat postępowania tj. informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej lub o unieważnieniu postępowania - publikowana jest na stronie BIP Zamawiającego.
16. Pełna procedura udzielania zamówień kończy się zawarciem umowy w formie pisemnej.
17. Zapytanie ofertowe wraz załącznikami, zamieszczone na stronie BIP Zamawiającego usuwa się ze strony po upływie 3 miesięcy od zakończenia terminu składania ofert.

USUWANIE AWARII I SKUTKÓW ZDARZEŃ LOSOWYCH
TRYB PRZYSPIESZONY
§ 9

1. W uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego może odstąpić od procedur opisanych w niniejszym Regulaminie.
2. Przypadki, o których mowa w ust. 1 mogą obejmować w szczególności:
   1. konieczność usunięcia awarii,
   2. skutki zdarzeń losowych,
   3. wyjątkową sytuację, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, wymagającą natychmiastowego wykonania zamówienia.
3. Dla zamówień udzielanych w trybie przyspieszonym nie stosuje się zapisów § 4.
4. W celu zapobieżenia bądź ograniczenia skutków zdarzeń losowych, awarii technicznych wywołanych przez czynniki zewnętrzne, zagrażających zdrowiu i życiu ludzkiemu, lub mogących narazić na straty materialne MZBK i osoby trzecie, Zamawiający może zawrzeć umowę/ zlecenie bezpośrednio z Wykonawcą świadczącym usługi w danym przedmiocie zamówienia.
5. W przypadku udzielania zamówień będących wynikiem awarii Zamawiający powinien posiadać udokumentowane zaistnienie zdarzenia nieprzewidywalnego i nagłego, które warunkuje podjęcie natychmiastowej interwencji na danym obiekcie lub terenie celem przywrócenia go do pełnej sprawności technicznej i użytkowej oraz eliminację zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzi.
6. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 2, dokumentuje się w postaci notatki służbowej sporządzonej przez pracownika komórki organizacyjnej, której zdarzenie lub awaria dotyczy. W notatce należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulamin.

UMOWY
§10

1. Dla umów o udzielenie zamówienia publicznego stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne bezwzględnie wiążące przepisy - powszechnie obowiązującego prawa.
2. Umowy sporządza się w formie pisemnej w niezbędnej dla danego przypadku ilości jednobrzmiących egzemplarzy.
3. Zawarcie umowy w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej i opatrzeniu jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jest uznawane za zawarcie umowy w formie pisemnej.
4. Umowa określa w szczególności:
   1. zakres zamówienia,
   2. warunki realizacji przedmiotu zamówienia,
   3. obowiązki stron,
   4. termin realizacji umowy,
   5. maksymalną wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za jej wykonanie w okresie jej realizacji wraz ze sposobem rozliczenia,
   6. termin płatności,
   7. warunki gwarancji – jeśli dotyczy,
   8. przypadki odstąpienia od umowy
   9. odpowiedzialność z tytułu kar umownych,
   10. warunki dokonania zmian umowy.
5. Niedopuszczalna jest zmiana postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość jej dokonania w Zapytaniu ofertowym oraz określił warunki takiej zmiany.
6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
7. Umowę o zamówienie publiczne zawiera się na czas oznaczony, z zastrzeżeniem wyjątków w zakresie dostaw:
   1. wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzania ścieków do takiej sieci;
   2. gazu z sieci gazowej;
   3. ciepła z sieci ciepłowniczej;
   4. licencji na oprogramowanie komputerowe.
8. Umowa, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, może zostać zawarta na okres maksymalnie 4 lat, o ile nie będzie to skutkować przekroczeniem progu 170 000,00 zł netto wartości umowy.

WYKLUCZENIA WYKONAWCÓW, ODRZUCENIE OFERTY
ORAZ UNIEWAŻNIANIE POSTĘPOWAŃ
§ 11

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia, zamknięcia lub odwołania postępowania na każdym jego etapie.
2. Postępowanie unieważnia się w szczególności, gdy:
   1. nie wpłynęła żadna oferta,
   2. wszystkie oferty zostaną odrzucone,
   3. nie wpłynie żadna ważna oferta,
   4. oferta najkorzystniejsza przekracza środki przeznaczone na dane zadanie,
   5. zaistnieje zmiana okoliczności, powodująca, że realizacja zadania nie leży w interesie publicznym.
3. Zamawiający może unieważnić postępowanie bez dokonania wyboru oferty także wówczas, gdy zaistnieją okoliczności inne niż wymienione powyżej.
4. Informację o unieważnieniu zamieszcza się na stronie prowadzonego postępowania lub przesyła zainteresowanym Wykonawcom – w zależności od zastosowanego trybu udzielenia zamówienia.

§ 12.

1. Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców:
   1. którzy wyrządzili Zamawiającemu szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie było następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności,
   2. wobec których Zamawiający odstąpił od umowy lub którym wypowiedział umowę, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, jeżeli to odstąpienie lub wypowiedzenie nastąpiło w okresie trzech lat przed wszczęciem postępowania,
   3. co do których Zamawiający ma uzasadnione wątpliwości w zakresie ich rzetelności, obiektywności, bezstronności i niezależności.

§ 13

1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
   1. wpłynęła po upływie terminu składania ofert;
   2. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;
   3. nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego.
2. Informację o odrzuceniu oferty niezwłocznie przesyła się Wykonawcy, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w ofercie.

DOKUMENTOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
§ 14

1. Z procedur: uproszczonej oraz pełnej sporządza się protokół, który spisuje pracownik DZ prowadzący postępowanie.
2. Protokół winien zawierać:
   1. określenie rodzaju przedmiotu zamówienia,
   2. krótki opis przedmiotu zamówienia,
   3. określenie szacunkowej wartości zamówienia wraz ze wskazaniem sposobu i daty szacowania,
   4. wskazanie Wykonawców, których zaproszono do złożenia oferty w postępowaniu,
   5. informacje o:
      • nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały złożone,
      • cenach lub kosztach zawartych w ofertach.
      • uzyskaną punktację – jeśli dotyczy,
   6. wybór oferty lub informację o unieważnieniu postępowania wraz z uzasadnieniem;
   7. wskazanie osób dokonujących wyboru oferty wraz z ich własnoręcznym podpisem,
   8. zatwierdzenie przez Kierownika Zamawiającego.
3. Protokół podlega weryfikacji pod względem zgodności z warunkami zamówienia i zapisami niniejszego Regulaminu przez Kierownika DZ.
4. Po zatwierdzeniu protokołu informuje się Wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty drogą elektroniczną oraz przygotowuje umowę/zlecenie dla wybranego Wykonawcy.
5. Wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne składane lub wykorzystywane dla celów prowadzonego postępowania, a także z wstępnych konsultacji rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu są przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane.
6. DZ dokumentuje wszystkie istotne czynności oraz inne zdarzenia w postępowaniu w zakresie komunikacji z Wykonawcami oraz innymi podmiotami, a także w związku z udostępnieniem protokołu z postępowania.
7. Kierownik DZ sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, uwzględniając zamówienia, których wartość jest mniejsza niż 130 000,00 zł netto, w tym o zamówieniach wyłączonych z procedur.
8. Kierownik DZ przekazuje sprawozdanie Prezesowi UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
9. Kierownik DZ może skorygować sprawozdanie, jeżeli stwierdzi, że zawarte w nim informacje są nieaktualne lub niepoprawne.
10. Zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór, sposób przekazywania oraz korygowania, mając na względzie wymagania dotyczące treści sprawozdania oraz potrzebę zapewnienia prawidłowych i aktualnych informacji, w celu monitorowania systemu zamówień, a także zasadność wykorzystania środków komunikacji elektronicznej określa Minister właściwy do spraw gospodarki.
11. Dokumentację związaną z udzieleniem zamówień nieprzekraczających kwoty 130 000,00 PLN netto należy przechowywać przez okres wyznaczony przez obowiązujący w jednostce Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

PROWADZENIE REJESTRU ZAMÓWIEŃ
§ 15

1. Kierownik DZ prowadzi rejestr wszystkich zamówień publicznych udzielonych w danym rok budżetowym.
2. W przypadku zamówień określonych w § 6 niniejszego regulaminu kierownik DZ pozyskuje dane o udzielonych zamówieniach z zestawienia faktur udostępnianego przez Dział Księgowości w systemie informatycznym MZBK.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 16

1. Zamawiający porozumiewa się z wykonawcą w języku polskim, pisemnie lub przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej.
2. Zaleca się, aby przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań korzystać w możliwie najszerszym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej.
3. Zamawiający na wniosek przekazuje informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji zawartych w ofertach oraz nazwy (firmy) i adresy Wykonawców.
4. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczącej ceny, terminu wykonania zamówienia i zakresu gwarancji zawartych w ofertach.
5. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
6. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszego regulaminu, a wytycznymi dot. zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, zastosowanie znajdują postanowienia wytycznych programowych.

§ 16

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Spory kompetencyjne powstałe w związku ze stosowaniem przepisów Regulaminu rozstrzyga Kierownik Zamawiającego.
3. Wszelkie zmiany do regulaminu wymagają formy pisemnej.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.