W Publicznym Przedszkolu Nr 5 w Kędzierzynie-Koźlu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

1. Ewidencja wychowanków
2. Rejestr pracowników.
3. Ewidencja akt osobowych.
4. Rejestr zaświadczeń o zdaniu egzaminu przed komisją powołaną do przeprowadzenia egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
5. Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli kontraktowych.
6. Księga zastępstw.
7. Rejestr zarządzeń Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 5 w Kędzierzynie-Koźlu
8. Uchwały Rady Pedagogicznej.
9. Rejestr skarg i wniosków
10. Księga inwentarzowa
11. Rejestr zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 30 tys. Euro
12. Rejestr wypadków przy pracy
13. Rejestr wypadków w drodze do pracy i z pracy
14. Rejestr zachorowań na choroby zawodowe.
15. Książka kontroli

W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. Informacje zawarte w prowadzonych w Publicznym Przedszkolu Nr 5 w Kędzierzynie -Koźlu rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy placówki. Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) lub innych ustaw, w tym między innymi:

1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60)- Dział VII – tajemnica skarbowa,
2. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z póżn. zm.),
3. ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U z 2005r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.).