W Publicznym Przedszkolu Nr 9 w Kędzierzynie-Koźlu obowiązuje bez dziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

• Ewidencja wychowanków
• Ewidencja akt osobowych
• Ewidencja środków trwałych
• Rejestr zaświadczeń o zdaniu egzaminu przed komisją powołaną do przeprowadzenia egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
• Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli kontraktowych.
• Rejestr zastępstw.
• Rejestr zarządzeń Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 9 w Kędzierzynie-Koźlu
• Rejestr  uchwał Rady Pedagogicznej.
• Rejestr skarg i wniosków
• Księga inwentarzowa
• Rejestr zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 30 tys.euro
• Rejestr wypadków przy pracy
• Rejestr wypadków w drodze do pracy i z pracy
• Rejestr zachorowań na choroby zawodowe.
• Książka kontroli

W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Informacje zawarte w prowadzonych w Publicznym Przedszkolu Nr 9 w Kędzierzynie -Koźlu  rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy sekretariatu.

Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz 1198 z późn.zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych ( Dz.U. z 2018 roku poz. 1000, 1669)  i  innych ustaw, w tym między innymi:

• ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 z późn.zm.)- Dział VII – tajemnica skarbowa,
• ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U.2016.722 z późn.zm.),
• ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych Dz.U.2016.391 z późn.zm.
• ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167).

Dokumenty wytwarzane w Publicznym Przedszkolu nr 9  w Kędzierzynie-Koźlu przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Publicznym Przedszkolu Nr 9 w Kędzierzynie-Koźlu.

Informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencja i archiwa oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych pracy przedszkola; forma udostępniania – do wglądu z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych.