W Publicznej Szkole Podstawowej nr 9 w Kędzierzynie-Koźlu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

1. Księga dzieci.
2. Księga uczniów.
3. Ewidencja akt osobowych.
4. Rejestr zaświadczeń o zdaniu egzaminu przed komisją powołaną do przeprowadzenia egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
5. Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli kontraktowych.
6. Księga zastępstw.
7. Rejestr zarządzeń Dyrektora
8. Księga uchwał Rady Pedagogicznej.
9. Dziennik korespondencyjny.
10. Rejestr skarg i wniosków
11. Księga inwentarzowa
12. Rejestr wypadków przy pracy
13. Rejestr wypadków w drodze do pracy i z pracy
14. Książka kontroli.
15. Księga protokołów.

W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
Informacje zawarte w prowadzonych w szkole rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy placówki. Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2015.2058 z późn.zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922) lub innych ustaw, w tym między innymi:

• ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 z późn.zm.)- Dział VII – tajemnica skarbowa,
• ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U.2016.722 z późn.zm.),
• ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych Dz.U.2016.391 z późn.zm.
• ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167).

Dokumenty wytwarzane w szkole przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Publicznej Szkole Podstawowej nr 9 w Kędzierzynie-Koźlu.
Informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencja i archiwa oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych

Informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencja i archiwa oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych:

Rejestry:

Rejestr zarządzeń wewnętrznych, rejestr skarg i wniosków, rejestr wypadków dzieci. Miejsce prowadzenia – sekretariat szkoły; sposób udostępniania – wniosek pisemny; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy szkoły; forma udostępniania – do wglądu z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych.

Ewidencje:

Ewidencja środków trwałych placówki, ewidencja uczniów uczęszczających do szkoły; miejsce prowadzenia – sekretariat szkoły; sposób udostępniania – tylko organom nadzoru i kontroli; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy szkoły; forma udostępniania – do wglądu.