Regulamin zapisów elektronicznych do żłobków
prowadzonych przez Gminę Kędzierzyn-Koźle

1. Platforma elektroniczna jest formą wspomagania zapisu dziecka do żłobków prowadzonych przez Gminę Kędzierzyn-Koźle.
2. Platforma elektroniczna umożliwia składanie wniosków w trybie całorocznym, porządkując jednocześnie składane wnioski w oparciu o ustalone kryteria, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu, a także datę złożenia wniosku lub datę jego aktualizacji.
3. O przyjęciu dziecka do żłobka decyduje, w pierwszej kolejności liczba punktów uzyskanych na podstawie kryteriów, o których mowa w punkcie 2, a w drugiej kolejności data złożenia wniosku/aktualizacji do systemu.
4. Rodzic/opiekun prawny dziecka przed wypełnieniem wniosku w formie elektronicznej oświadcza, że zapoznał się z przepisami niniejszego regulaminu.
5. W przypadku braku możliwości technicznych zapisu elektronicznego (brak sprzętu, brak dostępu do sieci Internet itp. w miejscu zamieszkania rodzica/opiekuna prawnego) dopuszcza się możliwość złożenia wniosku w wybranym przez siebie żłobku prowadzonym przez Gminę Kędzierzyn-Koźle. W takim przypadku wniosek jest wprowadzany do w/w systemu zapisów przez Dyrektora bądź upoważnionego pracownika Żłobka. Na potwierdzenie złożenia wniosku drukowany jest formularz z wypełnionymi danymi pod którym rodzic/opiekun prawny dziecka składa podpis.
6. Wniosek w formie elektronicznej zawiera:
   
   •   imię i nazwisko dziecka, 
   •  datę urodzenia dziecka,
   •  PESEL dziecka,
   •  adres zameldowania dziecka,
   •  adres zamieszkania dziecka jednoznaczny z adresem do korespondencji (jeśli jest inny niż adres zameldowania),
   • imię i nazwisko rodzica/opiekuna prawnego składającego wniosek,
   • dane kontaktowe rodziców/opiekunów prawnych dziecka (telefon stacjonarny, telefon komórkowy),
   • informacje o miejscu pracy rodziców/opiekunów prawnych dziecka,
   • wypełnioną tabelę kryteriów punktowych.
7. Rodzic/opiekun prawny dziecka po wypełnieniu wniosku oświadcza, że dane przedstawione we wniosku są zgodne ze stanem faktycznym pod rygorem usunięcia wniosku z listy oczekujących.
8. Na potwierdzenie złożenia wniosku, system wysyła e-maila z linkiem weryfikacyjnym, który należy kliknąć celem zakończenia procedury rejestracyjnej (wniosek zmienia status z „niezweryfikowany” na „aktywny”).
9. Wnioski „niezweryfikowane” zostają po 1 miesiącu (licząc od zakończenia miesiąca w jakim został złożony wniosek) usunięte z systemu elektronicznych zapisów do żłobków prowadzonych przez Gminę Kędzierzyn-Koźle.
10. Rodzic/opiekun prawny dziecka ma możliwość zmiany niektórych danych zawartych we wniosku w zależności od zmiany najważniejszych kryteriów (np. zmiana miejsca zamieszkania). Ze względu na konieczność zachowania przejrzystej sytuacji kolejności złożonych wniosków, zasadniczo nie dopuszcza się zmian w zakresie wyboru Żłobka, za wyjątkiem sytuacji szczególnych, których nie można było przewidzieć w dniu składania wniosku (np. zmiana miejsca zamieszkania). W takim przypadku, rodzic/opiekun prawny dziecka może wystąpić z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Żłobka lub do Wydziału Oświaty i Wychowania Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle o dokonanie zmiany wybranego Żłobka.
11. Po złożeniu wniosku oraz wprowadzeniu ewentualnych zmian system automatycznie dokonuje przyporządkowania wniosku do wybranego Żłobka, określając jednocześnie miejsce, na którym został zakwalifikowany dany wniosek.
12. Rodzic/opiekun prawny dziecka po wprowadzaniu numeru PESEL dziecka i unikalnego hasła zabezpieczającego może na bieżąco śledzić pozycję dziecka na liście oczekujących. W przypadku utraty (zapomnienia) hasła system umożliwia odzyskanie hasła i dostęp do danych po wprowadzeniu numeru PESEL dziecka oraz podaniu adresu e-mail, na który zostanie przesłany link umożliwiający ponowne wygenerowanie hasła i zalogowanie do systemu.
13. Rodzic/opiekun prawny dziecka zobowiązany jest do potwierdzania (weryfikacji) wniosku w sposób i w trybie określonym przez administratora systemu elektronicznego naboru.
    
    • System co dwa miesiące (licząc od zakończenia miesiąca w jakim został złożony wniosek) wysyła e-mail na adres podany we wniosku. Jeśli w terminie 14 dni wniosek nie zostanie potwierdzony, e-mail zostaje wysłany ponownie. W przypadku braku potwierdzenia ze strony rodziców/opiekunów prawnych odbioru drugiego e-maila, po 14 dniach wniosek zostanie zablokowany, a po 30 dniach od zablokowania wniosek zostanie usunięty.
14. Dyrektor Żłobka zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu na podstawie zebranych danych przygotuje listę dzieci zakwalifikowanych do żłobka od dnia 1 września.
15. Po zakwalifikowaniu dziecka do żłobka rodzic/opiekun prawny, w ciągu 7 dni od wywieszenia informacji na tablicy ogłoszeń w żłobku (załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu), do którego zgłosił dziecko, przed podpisaniem umowy zobowiązany jest przedstawić Dyrektorowi Żłobka dokumenty umożliwiające weryfikację danych zawartych we wniosku oraz potwierdzające zaznaczone we wniosku kryteria (np. potwierdzenie miejsca zameldowania, orzeczenie o niepełnosprawności itp.). W przypadku stwierdzenia niezgodności danych zawartych we wniosku z danymi przedstawionymi przez rodzica/opiekuna prawnego dziecka kryteria punktowe podlegają ponownemu przeliczeniu, a wniosek jest weryfikowany i kwalifikowany na odpowiednie miejsce na liście oczekujących zgodnie z ilością punktów wynikających z uwiarygodnionych danych.
16. Nie zgłoszenie się rodzica/opiekuna prawnego dziecka w wyżej określonym terminie i nie podpisanie umowy skutkuje usunięciem wniosku z listy zakwalifikowanych.
17. Po podpisaniu umowy przez rodzica/opiekuna prawnego dziecka Dyrektor Żłobka dokonuje zmiany statusu wniosku z AKTYWNY na PRZYJĘTY.
18. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się objęcie opieką żłobkową dziecka znajdującego się w szczególnej sytuacji (w szczególności dotyczy to dzieci z domów dziecka, dzieci osób bezdomnych, dzieci z ośrodków pomocy ofiarom przemocy, dzieci z rodzin znajdujących się w szczególnej sytuacji zawodowej, itp.). W takim przypadku objęcie dziecka opieką żłobkową następuje poza kolejnością, za zgodą Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle.
    
    • w szczególnie uzasadnionych przypadkach oraz w przypadku wolnych miejsc dopuszcza się przyjęcie do żłobka dziecka spoza gminy Kędzierzyn-Koźle, za zgodą Prezydenta Miasta.
19. Przyjęcia dzieci w trakcie roku szkolnego będą realizowane w przypadku wolnych miejsc, zgodnie z pozycją wynikającą z listy oczekujących, przy uwzględnieniu wolnych miejsc w danej grupie wiekowej. Do przyjęcia będzie zakwalifikowany wniosek o największej sumie punktowej w danej grupie wiekowej.
20. Ze względu na okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej wynikającej z aktualnej sytuacji składającego wniosek).

Załączniki: