Prowadzone rejestry, ewidencje, archiwa

Dokumenty wytwarzane w Przedszkolu Publicznym Nr 5  w Kędzierzynie-Koźlu przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Przedszkolu Publicznym Nr 5 w Kędzierzynie-Koźlu.

Dokumenty podlegające archiwizacji przechowywane są w składnicy akt. Przyjęcie ich – do przechowania, odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, z wyszczególnieniem m.in.: hasła, symbolu klasyfikacyjnego, sygnatury protokołu, daty przyjęcia. Spisy (protokoły) te ewidencjonuje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych.

Korzystanie z akt na miejscu tj. w składnicy akt, odbywa się w obecności osoby odpowiedzialnej za jej funkcjonowanie. Natomiast wydawanie akt na zewnątrz, udostępnia się za pokwitowaniem.

Karty wynagrodzeń podlegające archiwizacji przechowywane są w archiwum prowadzonym przez centrum usług wspólnych – ZOOiW. Przekazywanie akt do zarchiwizowania przeprowadza się na podstawie protokołu przekazania, z podaniem osób przyjmujących i przekazujących.

W Przedszkolu Publicznym Nr 5 w Kędzierzynie-Koźlu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

SPRAWY ORGANIZACYJNE:

1. Rejestr skarg i wniosków.
2. Rejestr zarządzeń dyrektora przedszkola.
3. Ewidencja pieczęci urzędowych.
4. Księga protokołów Rad Pedagogicznych
5. Księga protokołów Rady Rodziców i zebrań z rodzicami
6. Rejestr druków ścisłego zarachowania
7. Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
8. Książka kontroli

GOSPODARKA MATERIAŁOWA:

1. Ewidencja materiałowa i magazynowa
2. Księga inwentarzowa środków trwałych
3. Książka obiektu budowlanego

SPRAWY PRACOWNICZE:

1. Ewidencja akt osobowych pracowników przedszkola.
2. Ewidencja czasu pracy.
3. Ewidencja urlopów i zwolnień lekarskich.
4. Ewidencja godzin ponadwymiarowych nauczycieli.
5. Rejestr delegacji.
6. Rejestr nieobecności nauczycieli – księga zastępstw.
7. Ewidencja odzieży ochronnej.
8. Rejestr wniosków nauczycieli o awans zawodowy
9. Rejestr wyjść służbowych i prywatnych.
10. Rejestr wypadków pracowników
11. Ewidencja badań profilaktycznych i sanitarno – epidemiologicznych

ZADANIA WYCHOWAWCZO – DYDAKTYCZNE:

1. Ewidencja dzieci uczęszczających do przedszkola
2. Ewidencja dzieci korzystających z wyżywienia
3. Ewidencja dzieci realizujących roczne przygotowanie przedszkolne
4. Ewidencja dzieci biorących udział w zajęciach dodatkowych
5. Rejestr wypadków wychowanków
6. Rejestr wyjść grupowych

Miejsce prowadzenia – sekretariat przedszkola; sposób udostępniania – tylko organom nadzoru i kontroli; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy przedszkola; forma udostępniania – do wglądu.