Prowadzone rejestry, ewidencje, archiwa

Rejestry, ewidencje, archiwa i zasady ich udostępniania:

1. księga zarządzeń dyrektora przedszkola,
2. spisy inwentaryzacyjne,
3. plany i sprawozdania,
4. ewidencja pieczęci i pieczątek,
5. protokoły zebrań Rady Pedagogicznej,
6. protokoły zebrań Rady Rodziców,
7. składnica akt (wykaz teczek zarchiwizowanych).

Sposoby i zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach i ewidencjach:

Dokumenty udostępniane są powołanym do tego celu organom kontrolującym na terenie placówki.

Dokumenty archiwalne udostępniane są na terenie przedszkola osobom upoważnionym na ich wniosek.

W Publicznym  Przedszkolu  Nr 18 w Kędzierzynie-Koźlu prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

• Ewidencja wychowanków
• Rejestr pracowników.
• Ewidencja akt osobowych
• Rejestr zaświadczeń o zdaniu egzaminu przed komisją powołaną do przeprowadzenia egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
• Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli kontraktowych.
• Księga zastępstw.
• Rejestr zarządzeń Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 11 w Kędzierzynie-Koźlu
• Księga  uchwał Rady Pedagogicznej.
• Dziennik korespondencyjny.
• Rejestr skarg i wniosków
• Księga inwentarzowa
• Rejestr zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 30 tys.euro
• Rejestr wypadków przy pracy
• Rejestr wypadków w drodze do pracy i z pracy
• Rejestr zachorowań na choroby zawodowe.
• Książka kontroli

W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Informacje zawarte w prowadzonych w Publicznym Przedszkolu  Nr 18 w Kędzierzynie -Koźlu  rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy placówki. Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2015.2058 z późn.zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej  - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, lub innych ustaw, w tym między innymi:

• ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 z późn.zm.)- Dział VII – tajemnica skarbowa,
• ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U.2016.722 z późn.zm.),
• ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych Dz.U.2016.391 z późn.zm.
• ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167).

Dokumenty wytwarzane w Publicznym Przedszkolu  Nr 18 w Kędzierzynie-Koźlu przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Publicznym Przedszkolu  Nr 18 w Kędzierzynie-Koźlu.

Rejestry:

Rejestr zarządzeń wewnętrznych, rejestr skarg i wniosków, rejestr zachorowań na choroby zawodowe, rejestr umów rejestr wypadków dzieci, zaświadczeń (wydawanych rodzicom, dotyczących spraw pracowniczych, awansu zawodowego nauczycieli i innych). Miejsce prowadzenia – sekretariat przedszkola; sposób udostępniania – wniosek pisemny; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy przedszkola; forma udostępniania – do wglądu z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych.

Ewidencje:

Ewidencja środków trwałych placówki, ewidencja upoważnień, ewidencja ewidencja dzieci uczęszczających do przedszkola; miejsce prowadzenia – sekretariat przedszkola; sposób udostępniania – tylko organom nadzoru i kontroli; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy przedszkola; forma udostępniania – do wglądu.