Ogólne zasady załatwiania spraw w Urzędzie - o czym powinieneś wiedzieć

Podstawa prawna: 

Urząd Miasta załatwia sprawy w sposób i na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – k.p.a. (Dz.U. z 2013r., poz. 267z późn.zm.) chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Wymagane dokumenty: 

Przed złożeniem wniosku w danej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty trzeba dołączyć do wniosku. Szczegółowych informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik zajmujący się załatwieniem danej sprawy.

Informacji dotyczących dokumentów wymaganych do załatwienia sprawy można szukać również w aktualnych przepisach prawa, których treści dostępne są w  Internetowym Systemie Aktów Prawnych  (http://isap.sejm.gov.pl/).

Opłata skarbowa: 

Od dokonania czynności urzędowej, wydania zaświadczenia, wydania zezwolenia (pozwolenia, koncesji) oraz od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii jeżeli podlegają opłacie skarbowej i nie są od niej zwolnione należy wpłacić opłatę skarbową
w odpowiedniej wysokości z chwilą powstania obowiązku jej zapłaty, zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. Nr 225, poz. 1635
z późn. zm). Obywatel ma prawo do uzyskania informacji na temat opłaty skarbowej związanej z załatwieniem danej sprawy w urzędzie.

Termin: 

Zgodnie z przepisami k.p.a., sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwiane niezwłocznie. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Do w/wym. terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ załatwiający sprawę obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny zwłoki  i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Na niezałatwienie sprawy w terminie lub na przewlekłe prowadzone postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu - wezwanie do usunięcia naruszenia prawa .

Informacje dodatkowe: 

Obywatele - strony postępowania administracyjnego - mają prawo do uzyskania wyczerpujących informacji o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania.

Postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu.

O wszczęciu postępowania powinny zostać zawiadomione wszystkie osoby będące stronami w sprawie.

Jeżeli postępowanie stało się z jakiejkolwiek przyczyny bezprzedmiotowe w całości lub części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub części.  Postępowanie może zostać umorzone jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz gdy nie jest to sprzeczne z interesem społecznym.

Strony mają prawo do czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Zasada czynnego udziału strony w postępowaniu nie jest bezwzględna. Organ administracji publicznej może od niej odstąpić, jeżeli załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną.

W każdym stadium postępowania urzędnik prowadzący daną sprawę obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów, z wyjątkiem akt objętych ochroną tajemnicy państwowej i akt, które zostały wyłączone ze względu na ważny interes państwowy.

Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub kopii z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Strona może w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji żądać jej uzupełnienia w szczególności co do rozstrzygnięcia lub co do prawa do odwołania albo sprostowania zamieszczonego w decyzji pouczenia. Ponadto organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez siebie decyzjach.

Sprawy, w których uczestniczą strony o spornych interesach, mogą być załatwiane w drodze ugody administracyjnej, sporządzonej przed organem administracji publicznej. Ugoda wymaga zatwierdzenia przez organ przed którym została zawarta. Zatwierdzenie lub odmowa zatwierdzenia ugody następuje w drodze postanowienia, na które służy stronie zażalenie. 

STRONA 

Stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.

Osoby fizyczne nie posiadające zdolności do czynności prawnych działają przez swych ustawowych przedstawicieli.

Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu.

W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

PODANIA 

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, wzywa się wnoszącego do usunięcia braków w terminie 7 dni  z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

W przypadku gdy wnoszący podanie nie usunie braków w w/w terminie podanie zostanie pozostawione bez rozpoznania.

WZYWANIE OSÓB PRZEZ ORGAN ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ 

Organ administracji publicznej może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne do rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonania czynności urzędowych.

W przypadkach, w których osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej nie dającej się pokonać przeszkody, organ może dokonać określonej czynności lub przyjąć wyjaśnienie albo przesłuchać osobę wezwaną w miejscu jej pobytu, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich znajduje się ta osoba.

Do osobistego stawienia się wezwany jest obowiązany tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym zamieszkuje albo przebywa. Obowiązek osobistego stawiennictwa dotyczy również wezwanego, zamieszkałego lub przebywającego w sąsiedniej gminie lub mieście.

Osoba, która była zobowiązana do osobistego stawienia się i mimo prawidłowego wezwania nie stawiła się bez uzasadnionej przyczyny jako świadek lub biegły albo bezzasadnie odmówiła złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin albo udziału w innej czynności urzędowej, może być ukarana przez organ przeprowadzający dowód karą grzywny do 50 zł, a w razie ponownego niezastosowania się do wezwania - grzywną do 200 zł. Na postanowienie o ukaraniu grzywną służy zażalenie.

Nie dotyczy to osób, którym przysługuje prawo odmowy złożenia zeznań w charakterze świadka oraz odmowy odpowiedzi na pytania. Małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo i powinowaty pierwszego stopnia strony, a także osoba pozostająca ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli mogą odmówić zeznań w charakterze świadków. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.

Organ, który nałożył karę grzywny, może na wniosek ukaranego, złożony w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania zawiadomienia o ukaraniu, uznać za usprawiedliwioną nieobecność lub odmowę zeznania, wydania opinii albo okazania przedmiotu oględzin i zwolnić od kary grzywny. Na odmowę zwolnienia od kary służy zażalenie.

ZAWIESZENIE POSTĘPOWANIA 

Organ administracji publicznej zawiesza postępowanie w przypadkach określonych w  k.p.a.

Gdy ustąpiły przyczyny uzasadniające zawieszenie postępowania, organ administracji publicznej podejmuje postępowania z urzędu lub na żądanie strony. O postanowieniu w sprawie zawieszenia postępowania organ administracji publicznej zawiadamia strony. Na postanowienie w sprawie zawieszenia albo podjęcia postępowania służy stronie zażalenie.

Organ administracji publicznej może zawiesić postępowanie, jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz nie zagraża to interesowi społecznemu.

Jeżeli w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania żadna ze stron nie zwróci się o podjęcie postępowania, żądanie wszczęcia postępowania uważa się za wycofane.

WZNOWIENIE POSTĘPOWANIA 

W sprawie, która została zakończona ostateczną decyzją, wznawia się postępowanie jeżeli zachodzi jedna z przyczyn wznowienia postępowania wymienionych w art. 145 § 1 i 145a § 1 k.p.a.

Podanie o wznowienie postępowania wnosi się do organu, który wydał w sprawie decyzję w pierwszej instancji, w terminie jednego miesiąca od dnia, w którym strona dowiedziała się o okoliczności stanowiącej podstawę do wznowienia postępowania.

W sytuacji, w której podstawą wznowienia jest to, że strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu, termin do złożenia podania biegnie od dnia, w którym strona dowiedziała się o decyzji.

Tryb odwoławczy:

ODWOŁANIE OD DECYZJI 

Od decyzji wydanej przez organ administracji publicznej w pierwszej instancji, służy stronie odwołanie do organu administracji publicznej wyższego stopnia, chyba, że przepisy prawa przewidują inny organ odwoławczy.
Jeżeli ustawy szczególne nie stanowią inaczej organem wyższego stopnia w stosunku do Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle jest Samorządowe Kolegium Odwoławcze
w Opolu.

Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie,

Każda decyzja powinna zawierać pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie.

ZAŻALENIA 

Na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie, gdy przepisy kodeksu postępowania administracyjnego tak stanowią. Nie można wnieść zażalenia na każde postanowienie.

Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie. Postanowienie, na które nie służy zażalenie, strona może zaskarżyć tylko w odwołaniu od decyzji.

Postanowienie powinno zawierać pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie