Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

W Publicznej Szkole Podstawowej nr 16 w Kędzierzynie - Koźlu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny. Prowadzone są następujące rejestry, ewidencje i zbiory osobowe:

1. Księga ewidencji dzieci w szkole
2. Karty zapisu dziecka do szkoły
3. Księga ewidencji uczniów
4. Rejestr upoważnień do odbioru dzieci ze świetlicy
5. Dzienniki lekcyjne
6. Arkusze ocen
7. Rejestr świadectw ukończenia szkoły
8. Rejestr zaświadczeń OKE
9. Arkusze dostosowania wymagań
10. Ewidencja legitymacji szkolnych
11. Ewidencja kart rowerowych i motorowerowych
12. Księga arkuszy ocen
13. Protokoły Rady Pedagogicznej
14. Okręgowa Komisja Egzaminacyjna
15. Stypendia
16. Wyprawka szkolna
17. Księga inwentarzowa księgozbioru biblioteki szkolnej
18. Dziennik biblioteki szkolnej
19. Dzienniki pracy wychowawców świetlicy
20. Dzienniki pracy wychowawców świetlicy socjoterapeutycznej
21. Dziennik zajęć socjoterapeutycznych
22. Dziennik pedagoga
23. Dokumentacja pedagoga - dokumentacja badań i czynności uzupełniających prowadzonych przez pedagoga
24. Rozliczenia wycieczek
25. Dokumentacja wypadków uczniów
26. Karty zapisu dziecka do świetlicy
27. Karty zapisu dziecka do świetlicy socjoterapeutycznej
28. Opinie i orzeczenia Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej
29. Dzienniki indywidualnego nauczania
30. Zgody na przetwarzanie danych osobowych
31. Akta osobowe
32. System Informacji Oświatowej - informacje o uczniach i nauczycielach
33. Świadczenia socjalne pracowników
34. Dokumentacja wypadków pracowników
35. Umowy i zlecenia
36. Klienci
37. Faktury i przelewy
38. Zbiór danych o zamówieniach publicznych
39. Książka korespondencyjna
40. Arkusz organizacyjny szkoły
41. Awans zawodowy
42. Uchwały Rady Pedagogicznej
43. Dokumentacja obserwacji zajęć
44. Monitorowanie podstawy programowej
45. Dokumenty nadzoru pedagogicznego
46. Sprawozdania nauczycieli
47. Badania wyników nauczania
48. Dokumentacja zespołów nauczycielskich
49. Księga zastępstw
50. Zarządzenia dyrektora szkoły
51. Księga inwentarzowa
52. Rejestr druków ścisłego zarachowania
53. Rejestr skarg i wniosków
54. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
55. Dokumentacja kontroli zewnętrznych
56. Zakładowa składnica akt

W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. Informacje zawarte w prowadzonych w Publicznej Szkole Podstawowej nr 16 w Kędzierzynie -Koźlu rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy placówki.

Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2015.2058 z późn.zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922) lub innych ustaw, w tym między innymi: ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 z późn.zm.)- Dział VII – tajemnica skarbowa, ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U.2016.722 z późn.zm.), ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych Dz.U.2016.391 z późn.zm. ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167).

Dokumenty wytwarzane w Publicznej Szkole Podstawowej nr 16 w Kędzierzynie-Koźlu przechowywane są w sekretariacie na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej. Informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych:

Rejestry:

Rejestr zarządzeń wewnętrznych, rejestr skarg i wniosków, rejestr zachorowań na choroby zawodowe, rejestr umów, rejestr wypadków dzieci, zaświadczeń (wydawanych rodzicom, dotyczących spraw pracowniczych, awansu zawodowego nauczycieli i innych). Miejsce prowadzenia – sekretariat szkoły; sposób udostępniania – wniosek pisemny; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy szkoły; forma udostępniania – do wglądu z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych.

Ewidencje:

Ewidencja środków trwałych placówki, ewidencja upoważnień, ewidencja dzieci uczęszczających do szkoły; miejsce prowadzenia – sekretariat szkoły; sposób udostępniania – tylko organom nadzoru i kontroli; godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy szkoły; forma udostępniania – do wglądu.